残業時間を減らすと趣味や勉強、家族との時間など様々なことに時間を使えます。
しかし、残業を減らすのってそんなにかんたんじゃないですよね。
この記事では、ネット広告代理店で勤務していてかなりの残業時間をしていたところから実際に残業を減らしてきた僕が、残業を減らす方法についてのアイディアをまとめました。
残業を減らしたいと考えている方はぜひひとつでも良いのでできることから実践してみてください！
本記事は下記のような人におすすめです。
無駄な残業の種類
残業代を稼ぐために会社に残る
固定残業代ではない会社では一定あえて仕事を引き延ばして残業代を稼ぐ人がいます。
その残業を減らせば会社にいる時間も減り新しいことにチャレンジするなど有意義な時間を過ごすことができます。
どうせ残業時間を延ばすのであれば、チームの課題や現状責任を持っている範囲での売り上げアップや経費削減のアイディアを出すなど工夫するのが良いでしょう！
周囲が残っているからする残業
周囲が遅くまで仕事をしているから帰りづらくて残業しているのも無駄です。
それであれば周囲の仕事を手伝うのか、定期的に早い時間に帰宅してしまいましょう。
僕の前職でも、帰りづらくて残っている部下がいたので帰らせた(そういう雰囲気を作ってしまった反省はありつつ）のですが残っても何の意味もないです
効率的に仕事ができていないことで発生する残業
業務が効率的にできていないからこそ発生している残業もあります。
ある人なら定時内で帰れるのにこの人に任せると残業をするということはどの会社でもあります。
無駄なことをして残業をしていても会社での評価にもつながらず無駄なので効率化できないかを探っていきましょう。
毎月60時間を超えるような残業
毎月60時間を超えるような残業を周囲も含めて定常的にやっているような会社は業務の仕組みや採用などに課題があります。
あなただけが残業しているのであれば改善点がありそうですが、全体的に残業60時間越えの状態的になっている場合は注意したほうが良いかもしれません。
無駄な残業を減らす方法
PCの作業効率を上げる
PC作業の効率化については
・ショートカットキーを使う
・エクセルの基本的な関数やショートカットを理解する
・単語登録を活用してメールやチャットの返信を早くする
など様々なところで効率化することが可能になります。
PC作業が苦手で時間がかかっているという自覚がある人はPC作業を効率化できないか考えてみてください。
効率化をどうやって進めればよいかわからない人は下記本がおすすめです。
ショートカットなどの基本スキルから、資料やデータの見せ方で迷わないための仕事術など様々な効率化のアイディアが詰まっています！
ポチップ
作業を簡略化・自動化する
毎日同じようなメールを一から打っていたり、同じようなデータ集計をしていたりというようなことはないですか？
数値報告のためのデータ整形はフォーマットさえ作れば貼り付ければきれいな形にできますし、いつも同じような報告メールをしているなどがあればテンプレにできます。
いつも同じことをやっているなという作業があれば簡略化や自動化ができないかを確認しましょう。
もしかすると社内にいる人に相談するとRPA(業務プロセスを自動化するソリューション）などを用いて自動化できるかもしれません。
AIに聞く
昨今、ChatGPTが話題になってかなりの時間が経過しましたが業務で使えていますでしょうか。
ChatGPTを活用することで
・文章の間違いを修正する
・文章を要約する
・広告に入れるキャッチコピー案を考えてくれる
・エクセルの関数を教えてくれる
・わからない単語をかんたんに説明してくれる
などなど他にも様々なことが可能になります。
ChatGPTを活用できていない方はぜひ一度触ってみてください。
ChatGPTを仕事で活用する方法について知りたい方は下記本を読んでみてください。
実務で使う事例が具体的に書かれているのでわかりやすいです。
ポチップ
会議をできるだけ少なくする
会議があると長時間拘束されますし、会議の準備のための時間など多くの時間を費やします。
・会議の数を減らせないか
・参加者が似通っている会議をひとつにまとめて短縮できないか
・1時間あるミーティングを30分にできないか
・情報共有の詳細はメールで共有にして時間を短くできないか
など会議の数を減らしたり時間を短くしたりできないか考えてみましょう。
もちろん、あなただけでは難しい部分もあると思うので上司に相談してみるのが良いでしょう。
朝早く出社する
朝早く出社すると周囲に人がおらず声をかけられないため集中して仕事ができます。
後ろを人が通って気になってしまい集中力がそがれることもありません。
朝早く出社していれば、早い時間に帰宅しても気にされないことが多く帰りづらくなることが少なくなります。
迷う・悩む時間を減らす
仕事中にこれどうすればいいんだろうと悩んでいたりどうやって進めようかと迷っていたりすることはないですか？
悩むときは悩む時間を決めて解決できなかったらすぐ上司や先輩に相談してみましょう。
ここまで考えたんですがここが分からなくてなどと質問すると話がスムーズに進むと思います。
退社後に予定を入れる
早く帰りたいときは、あらかじめ会社のスケジュール表に予定を書き込んでおくとよいでしょう。
そうすることで
今日夜用事があるので明日でもいいですか？
などと言いやすいです。
相手や内容によってはチャットだけでなく口頭で話す
話す相手が電話やオンライン、対面で話すのが嫌そうであれば別ですが、
・内容が込みいった形になってしまった
・話が嚙み合っていない
・文面で書くと少し相手をイラつかせたりしてしまったかもしれない
などのようなときはさくっと口頭で話をした方がスムーズに解決できる場合もあります。
あえて面倒なことでも時間をかけることによってすぐに解決できることもあるので口頭で話すことも必要に応じて実施しましょう！
残業時間が少ない会社に転職する
物理的に残業時間が長い会社もあると思います。
周囲もかなり残業をしていてどうしても減らせないというときは転職を検討しましょう。
転職を検討する時はまずは転職エージェントに相談してどんな求人があるかや職務経歴書のブラッシュアップをするのがおすすめです。
20代におすすめな転職エージェントについて様々なタイプに分けて書いているのでよければ読んでみてください。
【まとめ】残業がなくなったらできることを想像するとたくさんできることがある
残業時間を減らすことによって
・家族との時間を増やせる
・趣味に打ち込む
・リラックスする
・おいしいものを食べに行く
・勉強する
・副業する
など様々なことができます。
毎週3時間の残業を減らせたとすると月に約12時間、年間約144時間になります。
100時間あれば、資格で言えば簿記3級が取得できる時間になります！
時間を有意義に使ってできることはたくさんあるので仕事だけでなく、プライベートの時間を充実させてみるとさらに仕事もはかどります。
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